Data: 04.08.2005
Asociatia Internationala a Supraveghetorilor in Asigurari (A.A.I.A) standard privind controlul la sediu.
1. Introducere
1. Obiectivul supravegherii asigurarilor si reasigurarilor este de a proteja detinatorii politelor de asigurare sau beneficiarii acestora. Pentru atingerea acestui obiectiv, autoritatea de supraveghere trebuie sa elaboreze metode de supraveghere, care includ si modalitatile de a efectua controale la sediul societatilor.
2. Controlul la sediu, indiferent daca este facut de autoritatea de supraveghere sau de reprezentantii acesteia, este o parte importanta a procesului de supraveghere, strans legata de procesul de monitorizare continua. Pe de o parte, furnizeaza informatiile care completeaza analiza financiara si statistica trimisa de societatea de asigurare sau reasigurare. Pe de alta parte, controlul la sediu are nevoie de ajutorul informatiilor din piata si a stratisticilor care provin din analiza conturilor anuale si a raportarilor.
3. Controalele la sediu sunt un mod de a verifica sau de a culege date si informatii certe pentru a estima gradul de solvabilitate in prezent sau in viitor, de a masura evolutia si motivele care au stat la baza evolutiei.
4. Dar utilitatea supravegherii la sediu, nu se limiteaza doar la acest punct.
5. Controlul la sediu permite supraveghetorului sa obtina informatii si sa depisteze problemele care nu se pot obtine sau depista in cazul unei monitorizari continue. In special: a) in cazul societatilor care au probleme cu activele, nereguli contabile sau care au management ineficient, permite supraveghetorului sa identifice problemele pe care societatea poate sa le ignore sau uneori sa le ascunda; b) ofera supraveghetorilor posibilitatea de a avea o relatie stransa cu conducerea societatii, ceea ce este folositor pentru determinarea performantei acesteia; c) ofera supraveghetorului posibilitatea sa evalueze procesul decizional al conducerii, precum si controlul intern; d) poate sa opreasca activitatea societati, daca aceasta functioneaza necorespunzator sau ilegal; e) da supraveghetorilor posibilitatea sa analizeze impactul reglementarilor specifice si, la modul general, sa adune informatii despre cota de piata.
6. Controlul la sediu este de asemenea de mare ajutor in solutionarea problemelor societatii. De exemplu, supraveghetorii: a) pot sa convinga conducerea societatii sa ia masuri in vederea solutionarii problemelor existente sau pentru evitarea problemelor viitoare, prin discutii in timpul controlului, sporind astfel in timp real eficienta reglementarilor existente. b) pot folosi controlul la sediu pentru a furniza conducerii societatii, informatii, mai ales in ceea ce priveste legislatia care necesita explicatii, pentru a evita interpretarea gresita.
7. Scopul acestui document este de a furniza supraveghetorilor cateva standarde generale care sa ajute la desfasurarea controlului la sediu. Lucrarea este impartita in trei parti principale: a) cele mai importante obiective ale verificarii la sediu; b) descrierea procedurii verificarii la sediu; c) organizarea procesului verificarii la sediu.
2. Definitii
8. Urmatoarele definitii se aplica termenilor utilizati in acesta lucrare. Comitetul de conducere se refera la consiliul director al unei societati inregistrate si autorizate intr-un anumit stat sau, in cazul unei societati inregistrate si autorizate intr-un alt stat si care este autorizata sa desfasoare activitati in statul respectiv, la o persoana de conducere a societatii, acceptata de autoritatea de supraveghere. Raportarea financiara se refera la raportarile contabile, declaratia de venituri si cheltuieli, raportul de gestiune/audit, precum si bilantul si declaratia de venituri si oricare alt raport statistic pregatit pentru informarea detinatorilor politelor, investitorilor sau supraveghetorilor si care nu se refera la expuneri pregatite in alte scopuri. Societate de asigurare se refera la o entitate constituita legal si care subscrie polite de asigurare. Supraveghetor de asigurari si reasigurari se refera la autoritatea de supraveghere din domeniul asigurarilor. Reasigurator se refera la o entitate constituita legal, si care subscrie numai polite de reasigurare.
3. Cele mai importante obiective ale verificarii la sediu
9. In linii mari, obiectivele unui control la sediul societatii sunt de informare asupra solvabilitatii existente sau estimate. Mai precis, obiectivul este de a compara profilul de risc al societatii cu posibilitatea de a controla riscurile si de a detecta problemele care pot afecta capacitatea societatii de a-si indeplini obligatiile pe termen lung, fata de detinatorii politelor.
10. Cu toate acestea, controlul la sediu nu trebuie sa se limiteze la detectarea problemelor societatii. Supraveghetorii trebuie sa studieze amanuntit motivele din spatele lor si sa identifice solutiile pentru a le depasi.
11. Aceste obiective pot fi impartite in mai multe obiective intermediare: a) sa informeze asupra activelor si obligatiilor (inclusiv elementele din afara bilantului) si sa analizeze caracterul adecvat al tarifelor si al balantei. b) de a evalua supravegherea tehnica a activitatii de asigurare (metode actuariale, contracte comerciale, contracte de reasigurare). c) de a evalua modul de tratare a clientilor si de a determina daca au avut loc activitati ilegale sau inadecvate, in dauna asiguratilor sau cu nerespectarea normelor de ordine publica. d) sa evalueze sistemul contabil si de control intern si sa-si formeze o opinie asupra managementului corporatist. e) sa depisteze problemele organizatorice ale societatii sau cele care survin in urma apartenentei la un grup. 4. Procedura verificarii la sediu 4.1. Planificarea si pregatirile
12. In urma analizei informatiilor financiare si stastistice trimise de societate, autoritatea de supraveghere trebuie sa dezvolte un program bazat pe analiza sistematica a arhivei societatii, pentru verificarile la sediu care se vor desfasura in urmatoarele luni.
13. Acest plan va tine seama de frecventa controalelor la sediul societatii si de profilul de risc al acesteia. Controalele sunt mai frecvente si mai amanuntite atunci cand sunt implicate societati care sunt in dificultate economica si financiara. Totusi, o schimbare importanta la nivelul conducerii, a obiectivelor sau a planului de afaceri al societatii poate constitui un motiv suficient pentru un nou control.
14. Cu toate acestea, controlul trebuie sa ramana elocvent pentru problemele care pot sa survina pe parcursul anului. Pe langa astea, durata efectuarii unui control nu este anticipata: controlul la sediu poate sa dureze de la o zi pana la mai multe luni, in functie de activitatea companiei, marimea ei si in primul rand de problemele intalnite.
15. Din acest punct de vedere, un control la sediu trebuie sa inceapa cu o privire de ansamblu a societatii pentru a planifica si directiona activitatea practica. Aceasta trecere in revista trebuie sa fie urmarita impreuna cu managementul societatii si sa aiba ca finalitate o agenda a activitatii care va urma. 4.2.Activitatea practica (controlul efectiv)
16. In timp ce monitorizarea permanenta poate fi sistematica si in anumita masura standardizata (analiza consistentei raportarilor financiare, pozitiei societatii in raport cu media pietei), controlul la sediu este standardizat si adaptat specificului societatii si problemelor depistate pe parcurs. Totusi este dificil de prevazut durata si planul exact al controlului la sediu. De asemenea controlul la sediul societatii poate fi partial sau total.
17. In cazul in care supraveghetorii decid sa desfasoare un control total, trebuie avute in vedere cel putin activitatile mentionate mai jos.
18. Totusi, in cazul unui control specific concentrat pe o arie restransa, supraveghetorul poate sa tina cont doar de punctele relevante dintre acestea. De altfel, unele activitati pot fi controlate si din exterior. a) Evaluarea sistemului de management si control intern: - citirea proceselor verbale ale intalnirilor comitetului de directori, rapoartelor auditorilor si, daca sunt disponibile, ale actuarilor si auditarile procesarilor electronice de date; - analiza structurii actionariatului si sursa veniturilor; - evaluarea calificarii conducerii, eficienta acesteia, si abilitatea de a-si recunoaste si de a-si corecta erorile de management (in special dupa schimbari ale componentei consiliului director); - examinarea tuturor procedurilor interne curente si a sistemului de control al riscurilor, pentru a evalua relevanta controalelor interne si abordarile societatii in ceea ce priveste managementul riscurilor; - examinarea procedurilor contabile pentru a sti daca informatiile financiare si statistice, trimise periodic la autoritatea de supraveghere, sunt veridice sau nu, sau daca sunt in conformitate cu reglementarile in vigoare. b) Analiza activitatii societatii: - analiza principalelor categorii de activitate, a clientilor si raspandirea geografica. - examinarea planurilor de afaceri si intalniri cu conducerea societatii pentru a obtine informatii despre planurile de viitor; - analiza contractelor. c) Evaluarea supravegherii tehnice a activitatii de asigurare: - evaluarea organizarii si a managementului societatii; - analiza politicii comerciale a companiei: in special a conditiilor politelor de asigurare si a comisioanelor platite intermediarilor; - evaluarea acoperirilor din reasigurare si a investitiilor: indeosebi acoperirea din reasigurare trebuie sa fie adecvata in raport cu posibilitatile financiare ale societatii si cu riscurile pe care le acopera. d) Analiza relatiilor cu entitatile externe: - analiza organigramei, structurii grupului si legaturilor intragrup; - analiza relatiilor cu sucursalele de peste hotare si tranzactiile intragrupuri; - analiza conventiilor cu furnizorii de servicii externi; - identificarea oricarei probleme financiare ce are legatura cu o entitate din grupul din care face parte societatea. e) Evaluarea puterii financiare a societati: - analiza rezolvarii reclamatiilor si calcularea provizioanelor tehnice in conformitate cu reglementarile in vigoare; - analiza caracterului adecvat al tarifelor si a balantei; - analiza politicii investitionale (inclusiv derivativele), activele detinute pentru acoperirea provizioanelor tehnice; - verificarea bunurilor si evaluarea investitiilor societatii; - analiza litigiilor precum si a elementelor extrabilantiere; - analiza bilantului previzionat si a contului de profit si pierdei pentru urmatorii doi sau trei ani, pe baza rezultatelor recente si a planurilor conducerii.
19. Acolo unde supraveghetorii au autoritatea de a interveni in tratamentul clientilor se pot include si urmatoarele actiuni de control: a) trecerea in revista a informatiilor date asiguratilor si verificarea suficientei si a caracterului adecvat; b) verificarea momentului, a numarului si naturii litigiilor, precum si a tranzactiilor cu detinatorii politelor; c) evaluarea conformitatii cu regulile consumatorului. 4.3. Evaluarea si raportarea
20. In timpul, sau cel putin la finalul controlului, supraveghetorul trebuie sa discute constatarile cu asiguratorul si trebuie sa fie atent la reactiile acestuia.
21. Atunci cand sunt identificate probleme, supraveghetorul trebuie sa asigure aplicarea masurilor necesare. 5. Organizarea procesului controlului la sediu
22. Controalele la sediu trebuie sa aiba o baza legala, pentru ca supraveghetorii sa aiba dreptul de a obtine informatii. Legislatia din domeniul asigurarilor trebuie sa acorde autoritatii de supraveghere o paleta larga de posibilitati de a investiga societatile de asigurare si reasigurare si de a obtine orice informatie.
23. In plus supraveghetorul trebuie sa aiba puterea, atunci cand se impune, sa extinda controlul la sediu la brokeri si la societatile care au legaturi financiare sau au acceptat functii externalizate de catre societatea supravegheata.
24. Autoritatile de supraveghere trebuie sa organizeze procesul verificarilor la sediu, astfel incat sa-si maximizeze eficienta. Astfel, ele trebuie sa ia in considerare, printre altele, alocarea de sarcini intre supraveghetori si externalizarea anumitor aspecte ale controlului.
25. Anumite organizatii de supraveghere pot desfasura atat monitorizare continua, cat si control la sediu pentru un grup de societati. Acest tip de organizatie poate sa asigure o stransa legatura intre monitorizarea permanenta si controlul la sediul societatilor. De asemenea, este un mod eficient de a urmari societatile pe perioade mai lungi de timp. Totusi, trebuie sa existe specialisti capabili, care sa abordeze toate aspectele supravegherii in asigurari (contabilitate, metodica actuariala, finante, procesare de date) si toate tipurile de asigurari (viata si generale).
26. Anumite autoritati de supraveghere pot avea specialisti intr-un anumit domeniu sau in anumite tipuri de asigurari, care sa participe la controale la un numar mare de societati. Acest tip de organizatie pare a fi flexibil si eficient in solutionarea problemelor pietei. Este nevoie si de o buna cooperare si un schimb de informatii intre specialistii insarcinati cu monitorizarea permanenta si cei insarcinati cu controlul la sediu. Prin urmare, rezultatele analizelor trebuie sa fie fundamentate si accesibile ambelor grupuri.
27. Indiferent de organizarea interna a autoritatilor de supraveghere, supraveghetorii pot beneficia de asistenta din partea auditorilor sau actuarilor externi pe care ii deleaga, partial sau pe intreaga perioada a controlului la sediu. Utilizarea acestor profesionisti poate asigura autoritatii de supraveghere flexibilitate si ii poate intari priceperea (o mai buna gestionare a problemelor intampinate).
28. Totusi, deoarece supraveghetorii sunt responsabili pentru procesul de monitorizare inainte de a folosi ajutorul auditorilor si actuarilor externi, autoritatea de supraveghere trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte: a) daca exista controale adecvate privind calificarea lor si nevoia de a le monitoriza performantele (de exemplu, verificarea documentelor de lucru); b) independenta lor fata de societatile de asigurare (in special atunci cand sunt platiti de comitetul director) si aprecierea lor fata de protectia interesului asiguratior.
29) De asemenea, in cazul in care se formeaza o astfel de delegatie, autoritatea de supraveghere trebuie sa aiba posibilitatea sa-i actioneze in justitie pe acesti auditori si actuari, daca se impune o astfel de actiune.
